Seguridad en el envío de facturas PDF
Hola a todos,
Hoy vamos a comentar en este post acerca del modo en que podemos mejorar la seguridad de nuestros envíos de facturas en formato PDF a clientes.
Por lo general se va prescindiendo del envío o entrega de facturas en soporte papel, bien sea por conciencia ecológica, bien por comodidad y ahorro. Enviar una factura en formato PDF por correo electrónico es algo muy sencillo e inmediato pero entraña sus riesgos y vulnerabilidades. Ya explicamos en anteriores entradas cómo funciona el fraude “man in the middle” que básicamente se dedica a manipular facturas entre emisores y clientes, modificando los números de cuenta bancaria para redirigir los pagos por transferencia a cuentas de su red delictiva. Este fraude está muy extendido y es muy fácil caer en él por lo que conviene mejorar la seguridad en el envío de facturas, especialmente si incluimos en ellas el número de cuenta donde se ha de realizar el pago.
No hay nada más fácil que manipular un documento PDF que se intercepta con poca o nula seguridad en el proceso de creación o envío. Hoy vamos a sugerir un modo en la creación de los PDF que aporte seguridad tanto a la hora de hacer el envío como a la entidad o persona que lo recibe. Para ello usaremos el certificado digital que solemos tener instalado en nuestro navegador para trámites por lo general que implican a la administración.
Utilizaremos por tanto el certificado digital que deberemos tener instalado en el equipo y el programa Adobe Acrobat DC que es el más completo y funcional. Si necesitáis asesoramiento en el modo en que conseguir e instalar este programa podéis consultar con nuestro departamento de informática.
Los pasos son muy sencillos. Lo primero que haremos será generar la factura en formato PDF estándar bien sea desde el programa de gestión de cada uno o con el método habitual que usemos para la creación de los documentos en PDF. Una vez que tengamos el PDF que habitualmente sería el que enviaríamos al cliente o receptor de la factura, vamos a dotarla de un nivel extra de seguridad insertando nuestro certificado digital.
En la aplicación Adobe Acrobat DC abrimos el documento PDF y en el menú del lado derecho acudimos al apartado “Certificados”
Se nos abrirá la barra superior con las opciones de certificados y seleccionaremos la opción “Certificar (Firma visible)”
De este modo podremos insertar la firma en la factura (podemos hacer un diseño con logotipo personalizado) donde se verá que es una factura firmada digitalmente y con los datos de la entidad o persona que la ha firmado y certificado. Para saber más sobre el modo en que se inserta la firma y se configura el diseño puedes contactar con nosotros.
Una vez la factura ya firmada y certificada digitalmente tendrá esta apariencia:
Ya solo este hecho le da más solvencia al documento de una factura en PDF pero lo que es aún más interesante es que la persona que recibe la factura puede hacer clic sobre la firma digital y recibe información muy interesante:
Como se observa, al hacer clic el receptor de la factura recibe la información de que la factura ha sido certificada por la persona que figura en la firma en representación de la entidad correspondiente y por vía de un certificado digital y, además, que el documento no ha sido modificado desde que se certificó.
Un ejemplo más de lo importante que es salvaguardar la seguridad de las comunicaciones profesionales y estar siempre alerta de los riesgos que acechan y fraudes que pueden poner en jaque nuestro trabajo cotidiano. Cuenta con nuestro departamento de informática profesional para un correcto asesoramiento, formación e implementación de medidas adecuadas.
Un saludo,
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